Insight | Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi

Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi
Krönika

Från Bokslut till Capego

Text: 
Peter Berg

Från Bokslut till Capego – Rapport från en användare
Jag har arbetat i programvaran Bokslut så länge den har funnits, säkert över 20 år, och blivit allt nöjdare allt eftersom programmet har utvecklats. Nu har jag dock fått prova på att arbeta i nästa generations programvara – Capego Bokslut – och känner direkt att här har vi framtiden.

 

1.    Enkelt och intuitivt
En lyckad konstruktion är intuitiv för användaren, vare sig det gäller en maskin eller programvara. Jag vill förstå hur jag ska göra utan att behöva titta i en instruktionsbok. Det uppfylls mycket väl av Capego. Startsidan har bara en enda flik, där jag kan växla mellan de tre gemensamma listorna Klienter, Handläggare och Funktionärer. Det finns inga menyer, vare sig högst upp, på sidorna eller längst ner. Ett stort grönt plustecken i övre högra hörnet leder mina tankar till att ”här lägger jag nog upp nya företag”. Mycket riktigt, när jag klickar på plustecknet leds jag till att välja rätt företagsform, eller att importera från Kapell eller Bokslut. På samma sätt förstår jag att bakom det stora gröna frågetecknet till höger finns svaren om jag undrar över något. Visst, när jag klickar på frågetecknet fälls en hel supportpanel ut. Själva bokslutet öppnar ett nytt fönster. Här gör jag hela arbetet i bara tre steg: Bokslut, Årshandlingar och Färdigställ. Arbetet görs i tre flikar, från vänster till höger, och flyter mycket bra. Jag når alla hjälpsidor för redigering direkt från varje avsnitt i dokumentets texter och uppställningar.

 

2.    En uppgift en gång
Valen för klientlista, handläggare och funktionärer känner jag igen från programvaran Byrå. På många sätt påminner gränssnittet om Byrå, men i Capego är bildskärmens innehåll så mycket renare med betydligt färre val. De bakomliggande tankarna känner jag också igen. Det är här, i de gemensamma listorna, jag lägger upp personerna som arbetar med bokslut på byrån och funktionärerna i kundföretagen – och jag gör det bara en gång. Ju fler företag en funktionär finns med i, desto påtagligare blir fördelen av det här arbetssättet. Om en person ändrar adress så gör jag bara ändringen en gång, i klientlistan, och det slår igenom i alla berörda uppdrag. Effektivt och smidigt! För redovisningsbyråer som har Byrå är en viktig fråga hur samspelet fungerar mellan Byrå och Capego. Det har jag dock inte testat ännu.

 

3.    Aktuella mallar
Hur har det då gått att följa med i alla ändringar under 2016? Imponerande bra, måste jag säga. Wolters Kluwer hade gjort ett omfattande förarbete och var väl förberedda när de fastställda K2 och K3 äntligen kom. Det märkte jag såsom konsult vid de olika avstämningssamtalen vi hade under hösten 2016. I boksluten jag har upprättat i Capego fanns allt på plats enligt de nya reglerna i årsredovisningslagen, K2 och K3: ändrat innehåll i förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning samt de många ändringarna av noterna.  Detta trots alla tolkningsfrågor som Wolters Kluwer måste ha ställts inför.

 

4.    Smidig övergång från Bokslut/Kapell
Bokföringen kan självklart importeras via SIE-fil från vilket bokföringsprogram som helst som stödjer SIE-export. Allt siffermaterial kommer in på ett snabbt och säkert sätt, utan risk för överföringsfel. Men det finns också två snabbvägar till hands: Import från Bokslut och från Kapell. Med dessa importer kommer även alla inställningar, bokslutsbilagor, texter till årsredovisningens olika delar och noter. Som urgammal användare av Bokslut har jag provat den direktimporten. Det fungerade bra och startsträckan för ett företags första bokslut i Capego blir minst sagt minimal. Jag har dock inte testat import från Bokslut till Capego i stor skala ännu, men det är en viktig fråga för byråer med kanske hundratals bokslut att föra över.

 

5.    Lättillgänglig support
I första avsnittet nämnde jag att när du klickar på det stora gröna frågetecknet till höger i startbilden (Klienter, Handläggare, Funktionärer) fälls en supportpanel ut. Här hittar du kontaktuppgifter för att skriva eller ringa till supporten, men även instruktionsfilmer om hur du arbetar i olika delar av programmet. Även övriga delar av programmet har länkar till instruktionsfilmer som passar in i sammanhanget. När du är inne på till exempel kontrollfrågor för ett konto under bokslutsarbetet så finns där också en länk till filmen ”Arbeta med kontrollfrågor”. Filmerna är korta och lättillgängliga. I skrivande stund hittar jag 23 filmer i spellistan Capego Bokslut på Youtube. Filmerna behandlar avgränsade områden så att du bara behöver titta på just det du är intresserad av. De flesta filmerna är bara några minuter långa, så det är överkomligt att gå igenom dem.

 

6.    Molnet
En annan viktig aspekt är att Capego är molnbaserat. Vi lägger ner mycket tid varje år på uppdateringar av programvaror, säkerhetskopiering och övrigt IT-underhåll. Jag ser därför ett stort värde i att komma bort från avsevärda delar av detta improduktiva arbete i framtiden. Det finns dock några aspekter att ta ställning till när en redovisningsbyrå övergår till att arbeta molnbaserat. En auktoriserad redovisningskonsult ska ju följa Reko, Svensk standard för redovisningskonsulter. Enligt Reko har redovisningskonsulten ansvar för allt man producerar själv, t.ex. ett bokslut. Reko ställer också krav på att konsulten dokumenterar sitt arbete och den dokumentationen ska sparas i tio år. Hur uppfylls dokumentationskravet om bokslutsfilerna inte finns hos byrån utan i molnet? De går visserligen att komma åt genom att logga in på Capego, men vad händer när en kund slutar? Kan byråns åtkomst till filerna komma att upphöra? Vilka rutiner bör byrån i så fall ha för att dokumentera arbetet? Möjliga lösningar är att konsekvent ta ut SIE-filer från varje slutfört bokslut från Capego och spara i kundmappen på byråns server, liksom att göra PDF-utskrifter av varje färdig årsredovisning med underlag. Här har Srf konsulterna en uppgift såsom branschorganisation, nämligen att ta ställning till vad som krävs av en auktoriserad redovisningskonsult för att uppfylla Reko vid arbete i molnbaserade programvaror. Det arbetet är dock bara i sin linda och vi kan förvänta oss information från Srf först under hösten 2017. Byråer som redan arbetar i molnbaserade programvaror bör därför upprätta egna rutiner under tiden. Frågeställningarna gäller inte specifikt Capego utan alla molntjänster, t.ex. bokföring i Fortnox. Fördelarna av att arbeta molnbaserat är dock så stora att det är värt extraarbetet med att ta fram fungerande interna rutiner för dokumentationen.

 

Det bästa från två världar
M
itt samlade intryck från första tiden med Capego är att Wolters Kluwer verkligen har lyckats vara nytänkande. Arbetet flyter smidigt mellan de få flikarna och nu förstår jag vad visionärerna inom Wolters Kluwer hela tiden menat med ”sömlösa övergångar” mellan de olika arbetsmomenten. Samtidigt känner jag igen mig mycket väl i programmets olika delar. Bokslutsbilagorna är till exempel de samma som i Bokslut och gemensamma listor och inställningar görs på samma sätt som i Byrå. Det underlättade för min del, men jag vet också från alla programvaruutbildningar jag har genomfört att även användare utan erfarenhet av Bokslut och Byrå lätt kommer in i arbetssättet. Nu ser jag fram emot när Skatt kan infogas i Capegofamiljen, så jag kan börja arbeta sömlöst även mellan Bokslut och Skatt.

 

Peter Berg

Redovisningsexpert och auktoriserad redovisningskonsult hos RedovisningsHuset i Södertälje AB. Skriver om företagsekonomiska frågor på bloggen consultjourney.com. Utgiven med böckerna Resultat- och inkomstplanering (2015) och Fastigheter (2016) av Wolters Kluwer, fackartiklar i tidskrifterna Svensk Skattetidning och Bulletinen med flera.