Insight | Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi

Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi
Cecilia HSB Malmö Turning Torso
Kundcase

Från egenbyggt till Capego

Publicerat: 
2020-05-12
Text: 
Hanna Stensson
Bild: 
Emma Ingolf

Drygt 50 000 medlemmar och bokslut för 290 föreningar i Malmö. För Cecilia Jansson, chef för den ekonomiska förvaltningen på HSB i Malmö, är det fullt upp. Tillsammans med sina kollegor ser hon till att bostadsföreningarna har en fungerande ekonomi, bland annat genom rådgivning till styrelserna, bokslut och löpande redovisning. Sedan 2019 är Malmö ytterligare en region inom HSB som använder Capego. 

Totalt består HSB av 24 regionföreningar med tillhörande ekonomiska förvaltningar. De ekonomiska förvaltningarna arbetar med en mängd ekonomiska och administrativa tjänster som underlättar arbetet i bostadsrättsföreningarna. Det handlar även om att skapa en trygghet för de boende och att planera långsiktigt, exempelvis genom att öka värdet på fastigheten och därmed lägenheterna i den.

– I korthet underlättar vi för styrelserna och deras arbete. Det ekonomiska ansvaret tar både tid och kraft för styrelserna och med våra tjänster inom ekonomi och administration blir arbetet betydligt lättare, säger Cecilia Jansson som är chef för den ekonomiska förvaltningen för HSB i Malmö.

Cecilia har arbetat på HSB sedan ett år tillbaka och har tidigare erfarenhet av framförallt energibranschen och brinner för digital utveckling. Hon berättar att hon var med och sjösatte den första roboten för administrativa uppgifter inom ekonomi i Lunds kommun. 

Den ekonomiska förvaltningen på HSB i Malmö består av Cecilia själv, 12 ekonomer och en ekonomiadministratör. Varje ekonom ansvarar för ca 25 föreningar. Cecilia och hennes kollegor agerar bollplank i ekonomiska frågor, hanterar löpande redovisning, stöttar vid budgetarbete och gör bokslut för de ca 290 föreningarna i regionen.

Cecilia HSB Malmö Turning Torso
Cecilia Jansson är chef för den ekonomiska förvaltningen på HSB i Malmö. Tillsammans med sina kollegor ser hon till att bostadsföreningarna har en fungerande ekonomi.

Tredje största regionen

HSB i Malmö består av 150 anställda och 50 000 medlemmar. I hela HSB Sverige finns gemensamma system för de ekonomiska förvaltningarna att välja mellan, men även egenvalda lösningar existerar på olika håll. Under 2019 var det dags för HSB i Malmö att välja ett nytt system för bokslut.

– Vi hade ett egenbyggt system tidigare vilket fungerade bra tills det kom uppdateringar som ställde till det. Eftersom vi inte har möjlighet att säkerställa en fungerande drift eller utveckla system själva i Malmö, är det en stor fördel för oss att använda externa lösningar. Vi behöver en trygg systemleverantör i botten som sköter utvecklingen. Samtidigt tycker jag att det är värdefullt att vi själva kan vara med och påverka utvecklingen av exempelvis funktionerna, berättar Cecilia.

Mot denna bakgrund började förvaltningen undersöka olika alternativ till det egenbyggda systemet. De sneglade på kollegorna i Landskrona som använt Capego under ett års tid och frågade om deras upplevelser.

– Capego används av flera av HSB:s regionföreningar runt om i landet. Vi visste att gänget i Landskrona tyckte att det var användarvänligt, vilket var viktigt för oss, berättar Cecilia.

Beslutet fattades därför att ta in Capego och under hösten 2019 började man använda programvaran i mindre skala.

– Vi körde igång, men valde att mjukstarta. Min uppfattning är att det har varit lätt att använda och enkelt att arbeta i programmet, säger hon.

Utbildningstillfälle

När räkenskapsåret nådde sitt slut var det dags för samtliga ekonomer på HSB i Malmö att gå över till Capego. Sedan januari 2020 används Capego helt och hållet för framtagning av bokslut.

–  När det blev skarpt läge valde vi att köpa en utbildning från Wolters Kluwer där alla våra ekonomer fick en genomgång av Capego. Utbildaren som höll i kursen var jätteduktig och vi fick många tips och tricks. Det skulle jag verkligen rekommendera, berättar hon.

Cecilia avslutar med att påpeka att det är viktigt med lösningar som är enkla att använda, men även tillförlitliga. Något som hon själv känner att förvaltningen nu har.

– Vi ser fram emot att lära känna verktyget ännu mer och använda det för att underlätta arbetet för våra föreningar, säger hon.