Insight | Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi

Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi
Kundcase

Palett av servicetjänster får effektivt stöd i Byrå

TORBJÖRN TENFÄLT
Bild: 
STEFAN BOHLIN

Bättre koll på både boende och betalningar. Med ett 50-tal egna fält i Byrå står ISS Facility rustat att hjälpa bostadsrättsföreningar och Fastighetsbolag över hela landet.

DEN BREDA TRAPPAN är navet i företagets lokaler i utkanten av Uppsala. Steg för steg har ISS Facility Services AB byggt upp sin palett av tjänster inom kontorsservice. – Bostadsrättsföreningar står för hälften av våra intäkter, andra halvan kommer från kommersiella fastighetsbolag, säger Ann-Charlotte Henningsson, chef för avdelningen Internservice – Fastighetsekonomi. Lite undangömt i ett kontorstätt kvarter, men offensivt på en växande marknad. På en rollup i ett av sammanträdesrummen anger företaget sin ambition: ”Vi tar hand om allt”. Medarbetarna har en mängd kunder och lika många avtal att hålla reda på. – Alla på kontoret behöver få en snabb översikt av vad som ingår i kundens avtal för att ge kunderna korrekt service. Det får vi tack vare Byrå, säger Ann-Charlotte Henningsson.

FÖR ATT FÅ bästa möjliga stöd har ISS lagt till ett 50-tal egna fält i Byrå. Alla avdelningar har tillgång till samma information och får på det sättet bra koll på varje kund. – Vi kan följa med i korrespondensen, men också söka på vissa kriterier, till exempel vilka som har en lägenhetsförteckning. Uppgifterna blir lättare att bearbeta internt och vi får grepp om till vilka vi kan göra elektroniska utskick och vilka som vill ha information på papper. Ann-Charlotte Henningsson uppskattar att man med Byrå snabbt kan se vilka kunder som har bokslut sista december och vilka som har det sista juni. Det är också lätt att se vem som är kundansvarig. Bland bostadsrättsföreningarna är det ett stort spann från den minsta med 7–8 lägenheter till den största med 830. – Jobbet är ungefär detsamma om det är en liten eller stor förening. Den stora skillnaden för oss är om det är en oäkta bostadsrättsförening, som har helt andra skatteregler att förhålla sig till än en så kallad äkta bostadsrättsförening, förklarar distriktschefen Mia Andersson.

EN OÄKTA FÖRENING kännetecknas av att den får mer än 40 procent av sina intäkter från lokaler den hyr ut för  affärsverksamhet. ISS försöker träffa bostadsrättsföreningarna en gång om året.
– Det är viktigt att mötas öga mot öga – då lyfter man andra frågor än i mail och telefon, säger Mia Andersson.
Programmen Bokslut och Skatt är ett lika effektivt stöd i arbetet med bostadsrättsföreningar som med kommersiella fastighetsbolag.
– En kommersiell fastighetsägare är ofta väldigt duktig på att ta hand om själva fastigheten, men kanske inte lika bra på ekonomidelen. Man har inte heller de program som krävs för en effektiv hantering av till exempel hyreskontrakt. Vi kan även hjälpa till med att skriva kontrakt, säger Mia Andersson.
Maskinparken på kontoret består inte bara av datorer. ISS håller sig också med flera sorters kaffemaskiner – en källa till bränsletillförsel i den digitala resa som företaget befinner sig i. Kommunikationen med kunderna rör sig framåt i takt med den tekniska utvecklingen, men i kontrollerad fart.
– ISS är mycket noga med IT-säkerheten och vi har svårt att ladda ner något själva på våra egna datorer. När vi byter version av Skatt eller Bokslut gör vår IT-avdelning en paketering och sen får vi ut den till alla datorer, säger Mia Andersson.    Inom en snar framtid kommer både Bokslut och Skatt att bli molnbaserade. Varken Mia Andersson eller Ann-Charlotte Henningsson tror att det blir några problem, även om företagets uppdateringar av säkerhetsskäl brukar ta lite längre tid.
– För oss är det en utmaning att försöka anpassa oss till alla olika typer av bostadsrättsföreningar. I de större och i storstadsföreningar finns ofta en högre IT-kompetens och där använder styrelsen möjligheten att gå in i vår ekonomiportal på webben. I en liten förening med fler äldre i styrelsen finns kanske inte samma IT-vana. Vi skickar alltid pappersrapport till dem som vill ha det, säger Ann-Charlotte Henningsson.

MIA ANDERSSON

ÅLDER: 41
YRKE: Distriktschef ISS Brf Ekonomi
UTBILDNING: Ekonom och dekoratör BOR: Lövstalöt utanför Uppsala. FAMILJ: Man och två barn, 11 och 8 år. Hund FRITID: Barnens alla sporter, skidåkning.

Därför är det roligt att jobba med bostadsrättsföreningar:
– Det är så varierande och jag har mycket kontakt med kunderna. Kunskapsnivån varierar så det gäller att kunna anpassa sig och ge varje kund det stöd som just den behöver. De som sitter i styrelsen gör det på sin fritid, vårt jobb är underlätta deras arbete.
 

ANN-CHARLOTTE HENNINGSSON

ÅLDER: 52
YRKE: Avdelningschef Internservice (projektledare för Byrå)
UTBILDNING: Ekonomisk BOR: Radhus i Storvreta FAMILJ: Man och två utflugna döttrar
FRITID: Stugan i Dalarna, på sommaren golf och på vintern på innebandyläktaren (Storvreta såklart!)

Därför är det roligt att arbeta på ISS:
– Ingen dag är den andra lik. Jag gör allt från olika typer av beställningar för kontoret till att vara med och implementera vår nya  kunddatabas Byrå. Alla delar syftar till att arbetet ska flyta på så smidigt som möjligt.