Kundcase

Vi kommer inte att jobba övertid i vår!

Våren har alltid varit en hektisk tid i redovisningsbranschen och i år har i tillägg hela Corona-kris-situationen ökat arbetsbelastningen enormt. Vi har pratat med Linda på Norengs Redovisning AB i Gävle som ger tips om hur du kan jobba smartare för att ”vrida året” och utjämna arbetsbelastningen. 

Framförhållning och inte göra allt i sista minuten

Brukar du behöva jobba kvällar på slutet för att klara alla deadlines på våren? På Norengs har man jobbat mycket med att starta upp 12:orna (företag med bokslut sista december) mycket tidigare. Arbetet planeras i oktober och första kundmötet hålls innan årsskiftet. På så sätt flyttas arbete från vår till höst. Det blir också möjligt att ge bättre rådgivning till kunden eftersom det kan finnas saker som kunden behöver göra innan året är slut (som till exempel säkerställa rätt löneuttag i fåmansbolag). I och med att arbetet tidigareläggs så får byrån betalt tidigare från kunden vilket också stärker redovisningsbyråns likviditet. 

Månadsrapportering ger jämnare intäktsflöde

När Norengs får nya kunder föreslår de också direkt ett paket med månadsbokslut och månadsrapportering. Många kunder säger då att "det skulle jag verkligen vilja ha - för jag känner nu att jag har ingen koll". Ju mer koll kunden har desto fler tjänster efterfrågar kunden från byrån löpande under året. Det är ett sätt att både utjämna intäkterna och att bygga rådgivningsaffären.

Molnbaserade lösningar ger proffsig kundleverans

Norengs använder lösningar från Wolters Kluwer - Capego för månads- och årsbokslut och finsit för onlinerapportering till kunder via egen portal (Noreng Online). ”Utan Capego hade detta varit mycket jobbigare” säger Linda, och hon hoppas att alla förstår vidden av att byta upp sig till molnbaserad lösning. ”Noreng Online är pricken över i" avseende vår kundleverans. ”Jag är så nöjd i hur vi jobbar” – avslutar Linda.

Samarbete på distans i kristider

Alla på byrån jobbar hemifrån sidan två veckor tillbaka och det fungerar jättebra. En anledning är att man sedan 3 år tillbaka har inför Microsoft Teams för samarbete inom byrån. Olika team har lagts upp för olika ändamål. Till att börja med finns det ett NORENG team för alla 14 medarbetare. Det som skrivs där är som att vara på kontoret eller i fika-rummet. Trevlig helg - har någon sett mina nycklar osv. Sedan har alla kunder har ett eget team. I de teamen ingår de som jobbar kring kunden.  Det finns också några specialteam som heter ”Kunder in och ut”, ”Våra system” här ger man tips om hur nyheter och smarta genvägar i systemen, Vår IT-leverantör (aktuellt från hosting-leverantören)  ”Byråfrågor” – ledningsfrågor för byrån (här är bara byråledningen medlemmar i teamet).

Organisera kunders frågor om krispaket

I och med den stora mängden nya regler som har tillkommit har också mängden frågor från kunder ökat. På Norengs har man valt att avsätta en person som sätter sig in i de nya reglerna och som också svarar kunderna. Denna person har då blivit avlastad från egna kunduppdrag. 

De har sedan länge jobbat på att ha flera personer på varje uppdrag för att inte vara så personberoende. Det gör också att det blir enklare att tipsa mellan kunder och att öka kreativiteten hos medarbetarna. I denna situationen var det därför enkelt att frigöra en person och att andra steppar in istället.

Organisation av arbete med löpande bokföring och bokslut

Sedan Norengs gick över till Capego så jobbar både de som mestadels gör löpande bokföring för kunder och de som jobbar med bokslutsarbete i Capego. Det möjliggör att fler kan arbeta med månadsavstämningar och avlastar de mer kvalificerade personerna på byrån, vilket minskar behovet av övertid inför pressade deadlines. I och med att det finns en väldigt bra integration till Fortnox från Capego så är det naturligt att arbeta på detta sättet.

Hjälp kunderna i en svår situation 

Det är många småföretagare som har det tufft och som behöver tänka i nya banor för att säkra intäkterna. Här har Norengs varit generösa och repostar inlägg från sina kunder i egna sociala medier-kanaler. En kund som normalt inte brukar sälja pizza satte upp ett erbjudande till påsk om att de kommer erbjuda 4 sorters pizza för avhämtning. Vissa kunder får mer att göra – till exempel har garnförsäljningen ökat och Linda filmade live när hon var inne i garnbutiken och fick ut budskapet att det nu går att få hemleverans.

Fokusera på ledarskapet

Nu i kristider blir det extra viktigt med ledarskapet på byrån. ”Fortsätt vara lugn, fortsätt peppa” menar Linda. 

Det tar tid att driva förändring, det krävs planering och engagemang men det går. Och det ger utdelning i bättre processer och mindre utarbetad personal. ”Vi kommer inte ha övertid denna våren” avslutar Linda.