Insight | Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi

Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi
Experten svarar

Fyra tips för bättre ordning i grundakten

Hur ser din grundakt ut?
Någon gång per år kan det vara bra att se över innehållet i grundakten, att rensa och sortera för att få bättre överblick.

Här får du fyra enkla tips för att få ordning på grundakten.

1. Endast dokument som är av permanent och varaktig karaktär hör hemma i grundakten. Här samlas också all väsentlig grundläggande information om företaget och uppdragets villkor. Passa på att slänga detta om det inte fortfarande är aktuellt, t ex hyresavtal, kompanjonavtal, etc.

2. Passa på att scanna och digitalisera grundakten genom att scanna relevanta dokument och sortera in dem i t ex Byrå. På så sätt har du dem med dig när du är ute på fältet och slipper bära med en extra pärm.

3. Använd ett tydligt och enkelt register så att det blir lätt att hitta i pärmen eller i datorn. Några kategorier kan med fördel vara Väsentliga avtal, Uppdraget, Bolagshandlingar, Styrelseprotokoll.

4. Ha en egen pärm för deklaration och årsredovisning. Många har en förkärlek att spara slutlig deklaration och årsredovisning i pappersformat i grundakten. Detta tar ofta stor plats i pärmen och de har ofta karaktären av "nice to have". Låt dessa sitta i en egen pärm. På så sätt slipper du ta med den men har den samtidigt lättillgänglig.