Insight | Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi

Webbmagasin för dig inom skatt och ekonomi
Supporten svarar

Så här jobbar du smart med statuslistor i Byrå

Publicerat: 
2019-05-21

Överblick och uppföljning
Statuslistorna i Byrå är ett kraftfullt verktyg för löpande uppföljning och styrning av Byrån. Listorna kan anpassas för hela Byrån eller på individnivå och omfatta en eller flera processer.
I Byrå ligger från början ett antal exempellistor men oftast finns det behov av att skapa egna mer anpassade listor. Arbetet med att skapa statuslistor görs med fördel efter att moment och kontrollpunktsstrukturen är satt. Nu följer en beskrivning av hur man bäst skapar statuslistor och vad man bör tänka på.

1 Vilken process?
Börja med att bestämma dig för vilken/vilka process(er) som statuslistan ska innefatta. 
Detta görs enkelt genom att klicka på knappen ”Kolumner” och bocka i de kontrollpunkter som är intressant för uppföljningen. I nedan exempel har kontrollpunkter under momentet bokslut valts som har varit av intresse för just denna statuslistan. Varje kontrollpunkt som väljs här motsvarar en kolumn i statuslistan.

2 Vilka kunder ska visas i statuslistan?
När kontrollpunkter för uppföljning valts är det dags att avgränsa vilka kunder som ska visas i listan. Detta görs genom att bestämma ett urval på listan. Klicka på knappen ”Lägg till filter” och välj ett filteralternativ.
I exemplet skapas en lista för bokslutsprocessen, det kan därför vara en bra idé att välja filteralternativet ”Moment på klienter” – och välja momentet bokslut. Detta innebär alltså att en förutsättning för att en klient visas i listan är att Bokslutsmomentet ligger upplagt på klienten, resterande filtreras bort.
Här kan sedan ytterligare filtreringar göras. Önskas en mer personlig lista kan filtreringsalternativet ”Momentansvar” väljas. Då kan en förutsättning vara att jag själv måste vara ansvarig för momentet bokslut för att klienten ska visas i listan.


3 Spara listan
När en ny lista har skapats är det viktigt att spara ned den. Då blir det enkel att tillgå igen och den kan delas mellan fler kollegor. Välj ”Spara som” och namnge listan. Tryck sedan på knappen ”Listor” där den nya listan har hamnat under ”Mina listor”. Den kan härifrån flyttas till Gemensamma listor så att andra kan komma åt den.
 

 

4 Arbeta med listan
När listan är klar och sparad är det möjligt att interagera med listan. Ett viktigt val är att välja vilket kalenderår det gäller och eventuellt slutmånad. Slutmånad är endast aktuellt om listan fokuserar på annat än årsmoment. Du kan även t.ex. bocka för att vissa kontrollpunkter är klara för klienter, detta får då omedelbar genomslagskraft så att övriga på byrån också kan följa arbetet.

För en fördjupad förståelse för statuslistor kan ni med fördel tillgå våra manualer under avsnittet ”Skapa och arbeta med listor”.